Cómo subir documentación en CTAIMACAE paso a paso

Subir documentación es la acción que más repetirás en CTAIMACAE. Cada vez que tu cliente titular te solicite un documento — ya sea de empresa, de un trabajador, de un vehículo o de un equipo de trabajo — lo subirás desde la sección "Gestión documental". Te explicamos el proceso completo, qué tener en cuenta y cómo resolver los problemas más frecuentes.

Antes de empezar: requisitos previos

Antes de poder subir documentación, asegúrate de que:

Has leído los "Documentos de información": en CTAIMACAE es obligatorio marcar como leídos los documentos de información de tu cliente. Si no lo has hecho, no verás nada en "Gestión documental". Ve a "Coordinación" → "Documentos de información" y márcalos como leídos.
Tus recursos están creados: los trabajadores, vehículos o equipos deben existir en "Gestión de Datos".
Tus recursos están asignados a un contrato: si no están vinculados a un contrato, no aparecerá documentación para ellos.

→ Leer los documentos de información

→ ¿Por qué no se solicita documentación a ningún trabajador?

Tipos de documentación

La documentación se organiza en el desplegable "Mis Documentos" en cuatro categorías:

Empresa: documentos que afectan a toda tu empresa (evaluación de riesgos, seguro RC, certificado SPA, TC1, certificado SS, etc.). Son los primeros que debes subir.
Trabajadores: documentos específicos de cada trabajador asignado al contrato (aptitud médica, formación PRL, entrega de EPIs, etc.).
Vehículos: documentación de cada vehículo (ficha técnica, ITV, seguro, permiso de circulación).
Equipos de Trabajo: documentación de maquinaria y equipos (marcado CE, mantenimiento, seguro).

⚠️ Importante: prioriza los documentos marcados como "Crítico: SÍ". Son los que afectan al acceso de tus recursos al centro de trabajo del cliente. Si un documento crítico no está aprobado y vigente, el acceso queda bloqueado.

Cómo subir un documento

Ve a "Coordinación" → "Gestión documental".
En el desplegable "Mis Documentos", selecciona la categoría (Empresa, Trabajadores, Vehículos o Equipos).
Haz clic en la carpeta de la empresa o recurso correspondiente para ver el listado de documentos solicitados.
Haz clic en el icono de la nube con flecha junto al documento que quieres subir.
Rellena la "Fecha de expedición" (obligatoria) y, si se solicita, la "Fecha de caducidad".
Selecciona el archivo y haz clic en "Guardar".

ℹ️ Ten en cuenta: en el lado izquierdo de la pantalla de subida verás los datos de tu empresa, la descripción del documento y los criterios de validación que aplicará el validador. Léelos antes de subir para evitar rechazos.

Solo puedes subir un archivo por requisito

CTAIMACAE permite un solo archivo por requisito. Si necesitas adjuntar varios documentos para un mismo requisito, tienes dos opciones:

Unirlos en un solo PDF (si todos son del mismo formato).
Comprimirlos en un archivo ZIP (si son de formatos diferentes).

¿Qué pasa después de subir un documento?

Una vez subido, el documento pasa por un proceso de validación. Estos son los estados posibles:

Pendiente de revisión: el documento se ha subido correctamente y está esperando a que un validador lo revise.
Aprobado / Validado: el documento cumple con los criterios. Si tiene fecha de caducidad, permanecerá aprobado hasta esa fecha.
Rechazado: el documento no cumple los criterios. Verás el motivo de rechazo junto al documento. Corrige el error y vuelve a subirlo.
Caducado: el documento estaba aprobado pero ha superado su fecha de caducidad. Sube la versión renovada.

Problemas frecuentes al subir documentación

"No me aparecen documentos para subir"

Revisa los requisitos previos: documentos de información leídos, recursos creados y asignados a un contrato.

→ ¿Por qué no se solicita documentación a ningún trabajador?

"El archivo no se sube / da error"

Comprueba que el archivo no supera el tamaño máximo permitido y que el formato es compatible (PDF, JPG, PNG, ZIP). Si el problema persiste, prueba con otro navegador (Chrome o Edge recomendados).

"Mi documento fue rechazado"

Haz clic en el documento rechazado para ver el motivo de rechazo. Motivos frecuentes: documento ilegible, fechas incorrectas o no coincidentes, CIF que no corresponde a tu empresa, documento no vigente, o falta firma/sello. Corrige y vuelve a subir.

"¿Cuánto tarda la validación?"

Depende de quién valide: si tu cliente tiene contratado el servicio de validación de Ctaima, el plazo habitual es 24-48 horas laborables. Si la validación la hace tu propio cliente, el plazo depende de él.

"He subido el documento equivocado"

Puedes volver a subir un nuevo archivo para el mismo requisito. El archivo anterior será reemplazado por el nuevo.

¿Cómo subir documentación en CTAIMACAE?