Antes de empezar: requisitos previos
Para que aparezca documentación para subir, deben cumplirse tres condiciones:
⚠️ Importante: si no has leído los "Documentos de información" de tu cliente, no verás ningún documento en "Gestión documental". Es el paso obligatorio más frecuentemente olvidado.
Lee los documentos de información: ve a "Coordinación" → "Documentos de información" y márcalos como leídos.
Crea tus recursos: los trabajadores, vehículos o equipos deben existir en "Gestión de Datos".
Asigna los recursos a un contrato: si no están vinculados a un contrato, no se generará documentación para ellos.
👉 ¿Cómo leer los documentos de información en CTAIMACAE? 👉 ¿Por qué no me solicitan documentación en CTAIMACAE?
Tipos de documentación
La documentación se organiza en el desplegable "Mis Documentos" en cuatro categorías:
Empresa: documentos que afectan a toda tu empresa (evaluación de riesgos, seguro RC, certificado SPA, TC1, certificado SS, etc.). Son los primeros que debes subir.
Trabajadores: documentos específicos de cada trabajador asignado al contrato (aptitud médica, formación PRL, entrega de EPIs, etc.).
Vehículos: documentación de cada vehículo (ficha técnica, ITV, seguro, permiso de circulación).
Equipos de Trabajo: documentación de maquinaria y equipos (marcado CE, mantenimiento, seguro).
ℹ️ Ten en cuenta: prioriza los documentos marcados como "Crítico: SÍ". Son los que afectan directamente al acceso de tus recursos al centro de trabajo del cliente.
Cómo subir un documento
Ve a "Coordinación" → "Gestión documental".
En el desplegable "Mis Documentos", selecciona la categoría (Empresa, Trabajadores, Vehículos o Equipos).
Haz clic en la carpeta de la empresa o recurso correspondiente para ver el listado de documentos solicitados.
Haz clic en el icono de la nube con flecha junto al documento que quieres subir.
Rellena la "Fecha de expedición" (obligatoria) y, si se solicita, la "Fecha de caducidad".
Selecciona el archivo y haz clic en "Guardar".
ℹ️ Ten en cuenta: CTAIMACAE permite un solo archivo por requisito. Si necesitas adjuntar varios documentos para un mismo requisito, únelos en un solo PDF o comprímelos en un archivo ZIP antes de subirlos.
¿Qué pasa después de subir un documento?
Una vez subido, el documento pasa por un proceso de validación. Estos son los estados posibles:
Pendiente de revisión: el documento se ha subido correctamente y está esperando a que un validador lo revise.
Aprobado / Validado: el documento cumple con los criterios. Si tiene fecha de caducidad, permanecerá aprobado hasta esa fecha.
Rechazado: el documento no cumple los criterios. Verás el motivo de rechazo junto al documento. Corrige el error y vuelve a subirlo.
Caducado: el documento estaba aprobado pero ha superado su fecha de caducidad. Sube la versión renovada.
Problemas frecuentes
"No me aparecen documentos para subir"
Revisa los requisitos previos: documentos de información leídos, recursos creados y asignados a un contrato.
"El archivo no se sube / da error"
Comprueba que el archivo no supera el tamaño máximo permitido y que el formato es compatible (PDF, JPG, PNG, ZIP). Si el problema persiste, prueba con otro navegador (Chrome o Edge recomendados).
"Mi documento fue rechazado"
Haz clic en el documento rechazado para ver el motivo de rechazo. Motivos frecuentes: documento ilegible, fechas incorrectas o no coincidentes, CIF que no corresponde a tu empresa, documento no vigente, o falta firma/sello. Corrige y vuelve a subir.
"¿Cuánto tarda la validación?"
Depende de quién valide: si tu cliente tiene contratado el servicio de validación de Ctaima, el plazo habitual es 24-48 horas laborables. Si la validación la hace tu propio cliente, el plazo depende de él.
"He subido el documento equivocado"
Puedes volver a subir un nuevo archivo para el mismo requisito. El archivo anterior será reemplazado por el nuevo.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes cualquier duda, estamos aquí para ayudarte:
🟩 WhatsApp: +34 664 281 487
Chat en CTAIMACAE: accede clicando en el icono del chat.