ℹ️ Ten en cuenta: este artículo aplica a CTAIMACAE. Si tu empresa usa Twind, consulta ¿Cómo subir documentos y ver su estado de revisión en Twind?
Sube tu documentación CAE paso a paso
Como empresa contratista, tu cliente te pedirá documentación para la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE). En este artículo verás qué necesitas antes de empezar, cómo subir cada documento y qué pasa después con la validación. Así tus trabajadores y recursos podrán acceder al centro de trabajo sin bloqueos.
Antes de empezar: requisitos previos
Para que aparezca documentación para subir, deben cumplirse tres condiciones:
Lee los documentos de información: ve a "Coordinación" → "Documentos de información" y márcalos como leídos.
Crea tus recursos: los trabajadores, vehículos o equipos deben existir en "Mis Recursos".
Asigna los recursos a un contrato: si no están vinculados a un contrato, no se generará documentación para ellos.
⚠️ Importante: si no has leído los "Documentos de información" de tu cliente, no verás ningún documento en "Gestión documental". Es el paso obligatorio que más se olvida.
Más información:
Tipos de documentación
La documentación se organiza en el desplegable "Mis Documentos" en cuatro categorías:
Empresa: documentos que afectan a toda tu empresa (evaluación de riesgos, seguro RC, certificado SPA, TC1, certificado SS, etc.). Son los primeros que debes subir.
Trabajadores: documentos específicos de cada trabajador asignado al contrato (aptitud médica, formación PRL, entrega de EPIs, etc.).
Vehículos: documentación de cada vehículo (ficha técnica, ITV, seguro, permiso de circulación).
Equipos de Trabajo: documentación de maquinaria y equipos (marcado CE, mantenimiento, seguro).
ℹ️ Ten en cuenta: prioriza los documentos marcados como "Crítico: SÍ". Son los que afectan directamente al acceso de tus recursos al centro de trabajo del cliente.
Cómo subir un documento
Ve a "Coordinación" → "Gestión documental".
En el desplegable "Mis Documentos", selecciona la categoría (Empresa, Trabajadores, Vehículos o Equipos).
Haz clic en la carpeta de la empresa o recurso correspondiente para ver el listado de documentos solicitados.
Haz clic en el icono de la nube con flecha junto al documento que quieres subir.
Rellena la "Fecha de expedición" (obligatoria) y, si se solicita, la "Fecha de caducidad".
Selecciona el archivo y haz clic en "Guardar".
ℹ️ Ten en cuenta: CTAIMACAE permite un solo archivo por requisito. Si necesitas adjuntar varios documentos para un mismo requisito, únelos en un solo PDF o comprímelos en un archivo ZIP antes de subirlos.
¿Qué pasa después de subir un documento?
Una vez subido, el documento pasa por un proceso de validación. Estos son los estados posibles:
Pendiente de revisión: el documento se ha subido correctamente y está esperando a que un validador lo revise.
Aprobado / Validado: el documento cumple con los criterios. Si tiene fecha de caducidad, permanecerá aprobado hasta esa fecha.
Rechazado: el documento no cumple los criterios. Verás el motivo de rechazo junto al documento. Corrige el error y vuelve a subirlo.
Caducado: el documento estaba aprobado pero ha superado su fecha de caducidad. Sube la versión renovada.
Más información: ¿Cómo ver el motivo de invalidación de un documento?
Problemas frecuentes
"No me aparecen documentos para subir"
Revisa los requisitos previos: documentos de información leídos, recursos creados en "Mis Recursos" y asignados a un contrato.
Más información: ¿Por qué no se solicita documentación a ningún trabajador?
"El archivo no se sube o da error"
Comprueba que el archivo no supera el tamaño máximo permitido y que el formato es compatible (PDF, JPG, PNG, ZIP). Si el problema persiste, prueba con otro navegador (te recomendamos Chrome o Edge).
"Mi documento fue rechazado"
Haz clic en el documento rechazado para ver el motivo de rechazo. Los motivos más frecuentes son: documento ilegible, fechas incorrectas o que no coinciden, CIF que no corresponde a tu empresa, documento no vigente o falta de firma o sello. Corrige el error y vuelve a subirlo.
"¿Cuánto tarda la validación?"
No hay un plazo único: depende de quién valide tu documentación.
Si tu cliente tiene contratado el servicio de validación de Ctaima, el plazo habitual es de 24-48 horas laborables.
Si la validación la hace tu propio cliente, el plazo depende de su equipo interno y CTAIMACAE no puede darte una fecha concreta.
ℹ️ Ten en cuenta: puedes comprobar en cualquier momento el estado de cada documento (pendiente, aprobado, rechazado) desde "Gestión documental", sin esperar a una notificación. Si han pasado más de 5 días laborables sin cambios y el validador es Ctaima, contacta con soporte indicando el nombre de tu empresa y el documento afectado.
"He subido el documento equivocado"
Puedes volver a subir un nuevo archivo para el mismo requisito. El nuevo archivo reemplazará al anterior.