Qué es Configuración Documentos
Es el apartado donde defines cada documento que pides en la plataforma: si es de empresa, de trabajador o de vehículo, cuánto tiempo es válido, si es crítico para el acceso y cómo se valida. Todos los campos del formulario son obligatorios, así que conviene tener clara esta información antes de empezar.
Cómo crear un documento
Accede a "Configuración" > "Definición Documental" > "Configuración Documentos".
Haz clic en el icono "+".
Rellena todos los campos del formulario.
Qué significa cada campo
Tipo: indica si es un documento genérico de la empresa o específico de trabajador, de información, de vehículo, de maquinaria o de contrato.
Categoría: carpeta en la que se clasifica el documento de información.
Público: si indicas "SÍ", todos los usuarios (internos, contratistas o clientes) podrán ver el documento según sus permisos. Si indicas "NO", la plataforma te pedirá que indiques quién puede verlo.
Caducidad: periodo de validez del documento.
Contando desde el primer día del mes: si indicas "SÍ", la vigencia cuenta desde el día 1 hasta el último día del mes, sea cual sea el día indicado en el documento. Es recomendable para los TC/RNT.
Tolerancia: periodo en el que el documento se sigue considerando válido después de caducar.
Preavisos: con cuánta antelación quieres que la empresa contratista reciba el primer y el segundo aviso de caducidad.
Crítico: si indicas "SÍ":
En un documento de información, la empresa contratista deberá marcarlo como leído para poder adjuntar después la documentación que le solicitas.
En un documento de empresa, trabajador o vehículo, será un requisito necesario para acceder al centro.
Custodia: los documentos custodiados estarán disponibles en el histórico.
Aplica a las empresas subcontratistas: indica si el documento también se solicita a las empresas subcontratadas.
Tamaño máximo del fichero: tamaño máximo permitido para el archivo. Es recomendable limitarlo, ya que afecta a la capacidad del servidor.
Criterios de validación: criterio con el que se validará el documento. Lo verán tanto los usuarios que validan como las empresas contratistas, así que te recomendamos que sea lo más específico posible.
Permitir fecha expedición futura: si indicas "SÍ", se podrán introducir fechas de expedición futuras. La vigencia del documento empezará a contar desde esa fecha.
Activo: si indicas "NO", el documento dejará de estar disponible en la plataforma. Si más adelante lo vuelves a activar, toda la documentación adjuntada volverá a estar disponible.
Cómo modificar un documento ya creado
Accede a "Configuración" > "Definición Documental" > "Configuración Documentos".
Haz clic en el icono del lápiz que aparece delante del nombre del documento.
Modifica los campos que necesites.
ℹ️ Ten en cuenta: después de crear el documento, debes parametrizarlo para indicar a quién se solicita. Consulta cómo en Cómo parametrizar un documento
¿Necesitas ayuda?
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