¿Qué dice la ley?
El artículo 16 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) establece que toda empresa debe integrar la prevención en su sistema general de gestión a través de un plan de prevención de riesgos laborales. Este plan se instrumenta mediante dos herramientas fundamentales:
La evaluación de riesgos laborales.
La planificación de la actividad preventiva.
Son documentos complementarios pero distintos: la evaluación identifica y valora los riesgos; la planificación establece las medidas para eliminarlos o controlarlos. Ambos son obligatorios para cualquier empresa que tenga trabajadores, sin excepciones.
La evaluación de riesgos laborales
¿Qué es?
Es el proceso mediante el cual se identifican los peligros presentes en el entorno de trabajo, se valora el riesgo que suponen para los trabajadores y se determina si las medidas preventivas existentes son adecuadas o si hay que adoptar otras nuevas.
¿Qué debe incluir?
La evaluación debe cubrir todos los puestos de trabajo de la empresa y analizar, para cada uno:
Los riesgos identificados (de seguridad, higiénicos, ergonómicos y psicosociales).
La probabilidad de que cada riesgo se materialice.
La severidad de las consecuencias si se materializa.
El nivel de riesgo resultante (tolerable, moderado, importante, intolerable).
Los trabajadores afectados, con especial atención a trabajadores especialmente sensibles, maternidad, menores de edad y trabajadores temporales o de ETT (artículos 25, 26, 27 y 28 LPRL).
¿Cuándo debe realizarse?
Una evaluación inicial al comenzar la actividad de la empresa.
Cuando se elijan nuevos equipos de trabajo, sustancias o preparados químicos, o se modifique el acondicionamiento de los lugares de trabajo.
Cuando se produzcan cambios en las condiciones de trabajo.
Cuando se hayan detectado daños para la salud de los trabajadores.
Cuando se aprecien deficiencias en las actividades de prevención existentes.
Periódicamente, según lo que acuerde la empresa con los representantes de los trabajadores o según las disposiciones específicas aplicables.
La planificación de la actividad preventiva
¿Qué es?
Cuando la evaluación de riesgos detecta situaciones que no pueden considerarse aceptables (riesgos moderados, importantes o intolerables), el empresario debe planificar la actividad preventiva necesaria para eliminar, reducir o controlar esos riesgos.
¿Qué debe incluir?
La planificación debe recoger, para cada medida preventiva o correctora:
La descripción de la medida a adoptar (técnica, organizativa, formativa, de vigilancia de la salud, etc.).
El plazo de ejecución para implantar la medida.
El responsable de llevarla a cabo.
Los recursos humanos y materiales necesarios.
La prioridad de la medida (en función del nivel de riesgo).
La planificación puede incluir medidas de todo tipo: protecciones colectivas, equipos de protección individual (EPIs), formación, información, vigilancia de la salud, procedimientos de trabajo, señalización, medidas de emergencia, etc.
¿Para qué período se planifica?
Si el período de planificación supera el año, la ley exige que se establezca un programa anual de actividades dentro de esa planificación.
¿Quién debe firmar estos documentos?
Tanto la evaluación de riesgos como la planificación de la actividad preventiva deben estar firmados por las siguientes personas:
1. El técnico en PRL que los elabora
La evaluación de riesgos y la planificación deben estar firmadas por el técnico de prevención de riesgos laborales que las ha realizado. Este técnico debe tener la cualificación adecuada según la disciplina preventiva de que se trate (seguridad, higiene industrial, ergonomía/psicosociología o medicina del trabajo). En la práctica, esto significa que el documento debe incluir el nombre, los apellidos, el número de colegiado (si aplica), la especialidad y la firma del técnico del servicio de prevención (propio o ajeno) que ha elaborado el documento.
2. La empresa (el empresario o su representante)
El empresario es el responsable de la prevención de riesgos laborales en su empresa (artículo 14 LPRL). La evaluación y la planificación deben llevar la firma del empresario o de la persona que lo represente, acreditando que la empresa ha tomado conocimiento del contenido del documento y asume la responsabilidad de implantar las medidas planificadas.
⚠️ Importante: un documento de evaluación de riesgos o de planificación preventiva que no esté firmado por el técnico en PRL que lo elabora y por la empresa no es un documento válido a efectos legales. Si recibes una evaluación de riesgos de una contrata sin estas firmas, debes rechazarla y solicitar un documento correctamente firmado. La ausencia de firmas puede suponer un problema en caso de inspección de trabajo o de accidente laboral.
Evaluación y planificación NO son lo mismo que la programación de actividades
Es una confusión frecuente, pero es importante distinguirlos:
La evaluación de riesgos identifica y valora los peligros de cada puesto de trabajo. Es el diagnóstico.
La planificación de la actividad preventiva establece las medidas concretas para controlar los riesgos detectados en la evaluación, con plazos, responsables y recursos. Es el plan de acción.
La programación de actividades (o memoria anual de actividades del servicio de prevención) es un documento diferente: recoge las actividades que el servicio de prevención tiene previsto realizar durante el año (visitas, mediciones, formaciones, revisiones, etc.). Es un documento de gestión interna del SPA o SPP, no un instrumento del plan de prevención.
En la gestión CAE, los documentos que se exigen a las contratas son la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva, no la programación de actividades del servicio de prevención. Si una contrata aporta la programación en lugar de la evaluación o la planificación, no está cumpliendo con lo requerido.
ℹ️ Ten en cuenta: la forma más sencilla de distinguirlos es fijarse en el contenido. Si el documento lista riesgos identificados con probabilidad y severidad → es una evaluación de riesgos. Si lista medidas a adoptar con plazos y responsables → es una planificación. Si lista visitas, formaciones y mediciones que hará el SPA durante el año → es una programación de actividades.
¿Qué papel juegan en la CAE?
La evaluación de riesgos y la planificación preventiva son documentos centrales en la Coordinación de Actividades Empresariales:
Para el empresario titular
La evaluación de riesgos del centro de trabajo es la base de la información que el titular debe facilitar a las empresas concurrentes (artículo 7 del RD 171/2004). Es la fuente para identificar los riesgos propios del centro, las medidas de prevención y las medidas de emergencia.
Para el empresario principal
El artículo 10.2 del RD 171/2004 obliga al empresario principal a exigir a sus contratistas que le acrediten por escrito que han realizado la evaluación de riesgos y la planificación preventiva para los trabajos contratados. Esto es clave: no vale cualquier evaluación genérica de la empresa contratista. Debe estar referida a las tareas específicas que se van a realizar en el centro del principal.
Para las empresas concurrentes
Cada empresa concurrente debe tener en cuenta la información recibida de las demás empresas en su propia evaluación de riesgos y planificación (artículo 4.3 del RD 171/2004). Los riesgos derivados de la concurrencia de actividades deben reflejarse en la evaluación.
Checklist: qué comprobar al recibir estos documentos de una contrata
Cuando recibas la evaluación de riesgos y la planificación preventiva de una empresa contratista, comprueba que:
El documento está firmado por el técnico en PRL que lo ha elaborado, con su nombre, cualificación y especialidad.
El documento está firmado por la empresa (empresario o representante).
La evaluación se refiere a los trabajos específicos que la contrata va a realizar en tu centro, no es una evaluación genérica de su empresa.
La fecha del documento está vigente y se ha actualizado si han cambiado las condiciones de trabajo.
La planificación incluye medidas concretas con plazos y responsables, no solo una lista genérica de intenciones.
No se ha aportado una programación de actividades del SPA en lugar de la evaluación o la planificación.
¿Cómo se gestiona en CTAIMACAE?
La evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva son requisitos que se configuran habitualmente a nivel de empresa contratista (Sujeto = Contratista) en "Configuración" → "Requisitos".
Si eres empresa titular o principal:
Configura ambos como requisitos separados o como uno solo (depende de cómo los gestione tu organización).
Márcalos como críticos para el control de acceso: sin evaluación y planificación válidas, la contrata no debería operar en tu centro.
Al validar el documento, comprueba las firmas del técnico y de la empresa antes de aprobarlo.
Si eres empresa contratista:
Sube el documento completo (evaluación + planificación) firmado por tu técnico de PRL y por tu empresa.
Asegúrate de que el documento cubre las tareas específicas del contrato, no solo una evaluación general de tu empresa.
Si cambian las condiciones del trabajo o del centro, actualiza el documento y súbelo de nuevo.
ℹ️ Ten en cuenta: si tu cliente titular rechaza el documento, revisa que tenga las firmas del técnico y de la empresa, que esté actualizado y que sea específico para los trabajos contratados. Estos son los tres motivos más habituales de rechazo.
¿Necesitas ayuda?
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